Política de tratamiento de datos personales
1. Quién trata los datos
Arthur Phi S.A.S., NIT 902.077.085-9, con domicilio en Cali, Colombia (Calle 36 vía Jamundí 128-321), presta el servicio Finadesk. Correo para asuntos de datos personales: seguridad@arthurphi.com.
Arthur Phi actúa en dos calidades:
- Encargado del tratamiento de los datos que cada empresa cliente nos entrega o que llegan a su mesa (sus empleados, proveedores y clientes). En ese caso la empresa cliente es la responsable y Arthur Phi trata los datos solo según sus instrucciones y para prestarle el servicio.
- Responsable del tratamiento de los datos de las personas que usan Finadesk como usuarios (nombre y correo para iniciar sesión) y de sus propios contactos comerciales.
2. Qué datos tratamos
- Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, número de WhatsApp y cargo.
- El contenido de las solicitudes: mensajes, correos, adjuntos (por ejemplo facturas, cuentas de cobro o soportes) y las respuestas.
- Datos tributarios y comerciales de proveedores y clientes de la empresa: razón social, NIT, valores y fechas de facturas.
- Cuando la empresa cliente lo habilita, datos laborales necesarios para atender solicitudes de sus empleados (por ejemplo, para expedir un certificado laboral).
- Registros técnicos del servicio: fecha y hora de cada acción, quién aprobó cada respuesta y la dirección de red desde la que se ingresó.
No pedimos datos sensibles. Si una solicitud los incluye, se tratan solo para atenderla y con las medidas de seguridad de esta política.
3. Para qué los usamos
- Recibir, radicar, clasificar y asignar cada solicitud al área responsable de la empresa cliente.
- Preparar borradores de respuesta, que una persona del equipo revisa y aprueba antes de enviarlos.
- Registrar la trazabilidad de cada caso y medir tiempos de respuesta para la empresa cliente.
- Permitir el inicio de sesión con la cuenta de Google de la persona.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
4. Uso de inteligencia artificial
Arthur, el agente de Finadesk, usa modelos de inteligencia artificial de Anthropic para leer las solicitudes, clasificarlas y redactar borradores. Toda respuesta que sale a un tercero la aprueba una persona. Según los términos comerciales del proveedor, el contenido enviado por el servicio no se usa para entrenar sus modelos. Arthur no ejecuta pagos, no cambia datos bancarios, no aprueba nóminas ni firma o presenta impuestos.
5. Inicio de sesión con Google
Cuando una persona entra con Google, Finadesk recibe únicamente su nombre, su correo electrónico y si ese correo está verificado. Los usamos solo para identificarla y darle acceso a la mesa o al portal de su empresa. No accedemos a su Gmail, Drive ni calendario por medio de este inicio de sesión. El uso de la información recibida de las API de Google cumple la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.
6. WhatsApp
Si la empresa cliente habilita el canal de WhatsApp, los mensajes que una persona envía al número oficial de su empresa se reciben por medio de la plataforma WhatsApp Business de Meta y se tratan con las mismas finalidades de esta política. Las respuestas por WhatsApp también las aprueba una persona.
7. Con quién compartimos los datos
No vendemos datos personales. Para prestar el servicio usamos estos proveedores, que actúan como encargados con obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:
| Proveedor | Para qué | Ubicación de los servidores |
|---|---|---|
| Google Cloud | Funcionamiento de la aplicación e inicio de sesión | Estados Unidos |
| Supabase | Base de datos | Estados Unidos |
| Cloudflare | Recepción de correos, red y seguridad | Red global |
| Resend | Envío de las respuestas por correo | Brasil y Estados Unidos |
| Anthropic | Modelos de inteligencia artificial | Estados Unidos |
| Meta (WhatsApp Business) | Mensajes por WhatsApp, cuando la empresa lo habilita | Estados Unidos y otros países |
Por eso hay transferencia y transmisión internacional de datos, que se hace con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección y garantías contractuales, según el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. También compartimos datos con autoridades cuando la ley lo exige.
8. Cuánto tiempo los conservamos
Mientras la empresa cliente tenga el servicio y, después, el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales para los soportes (en general, diez años). Al terminar el servicio, la empresa cliente puede pedir la entrega o la supresión de su información, salvo lo que la ley obligue a conservar.
9. Seguridad
Cada empresa cliente tiene su mesa separada. El acceso exige iniciar sesión y solo entran las personas que la empresa autoriza. La información viaja cifrada, cada acción queda registrada y ninguna respuesta sale sin aprobación de una persona.
10. Derechos de los titulares
Como titular de datos personales puedes: conocer, actualizar y rectificar tus datos; pedir prueba de la autorización; ser informado sobre el uso que se les ha dado; revocar la autorización o pedir la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; acceder gratuitamente a tus datos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Cómo ejercerlos
Escribe a seguridad@arthurphi.com con tu nombre, tu documento de identidad, lo que pides y un correo de respuesta. Si tus datos los entregó una empresa cliente, también puedes dirigirte a ella; en ese caso le trasladamos tu solicitud.
- Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, te informamos el motivo y la nueva fecha, que no supera 5 días hábiles más.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, te informamos el motivo y la nueva fecha, que no supera 8 días hábiles más.
12. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicamos la nueva versión en esta página con su fecha. Los cambios importantes se informan a las empresas clientes antes de que entren en vigor.